Quản lý dữ liệu khách hàng

1. Tổng quan

SaleSmartly giúp bạn tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng như số điện thoại, email, nguồn kênh và tag khách hàng vào một nền tảng duy nhất. Từ đó, bạn có thể dễ dàng triển khai các hoạt động như gửi tin hàng loạt, phân nhóm và marketing mục tiêu.

2. Tính năng chính

2.1. Khách hàng hiệu quả

Khách hàng hiệu quả là những người có:

• Email hợp lệ
• Số điện thoại hợp lệ
• Hoặc tài khoản mạng xã hội đang hoạt động (Messenger, WhatsApp, Instagram, LINE...)

2.2. Xem hồ sơ khách hàng

Trong Client - Customer List, bạn có thể xem đầy đủ thông tin như:

• Kênh và tài khoản mạng xã hội
• Nhân viên đang phụ trách
• Email, số điện thoại
• Quốc gia/khu vực, thành phố
• Ngôn ngữ
• Tag khách hàng
• Trạng thái, ghi chú
• Thời gian tạo và tương tác gần nhất

Bạn cũng có thể tùy chỉnh cột hiển thị theo nhu cầu.

3. Lọc khách hàng

Bạn có thể lọc khách theo nhiều tiêu chí:

• Thời gian tạo
• Kênh
• Tên, email, số điện thoại
• Quốc gia, thành phố
• Ngôn ngữ
• Tag
• Ghi chú
• Trạng thái
• Nhân viên phụ trách

Việc này giúp bạn nhanh chóng xác định nhóm khách mục tiêu để gửi tin nhắn, email hàng loạt hoặc gắn tag.

4. Import & Export dữ liệu

4.1. Import dữ liệu khách hàng

Bạn có thể import hàng loạt từ:

• WhatsApp API
• Email
• WhatsApp App

Cách import bằng Excel:

• Tải file mẫu Excel
• Điền thông tin theo hướng dẫn
• Upload lên hệ thống
• Có thể gắn tag ngay khi import

Import thủ công

• WhatsApp API: chọn tài khoản WhatsApp và nhân viên phụ trách
  
• Email: chọn tài khoản email để gửi/nhận
  
• WhatsApp App: chọn tài khoản tương ứng
  

Lưu ý:

• Tối đa 15.000 dòng mỗi lần import
• Số điện thoại Trung Quốc không được hỗ trợ

Sau khi import, bạn có thể kiểm tra kết quả và xử lý lỗi nếu có:
</en/features/client/customer-list>

4.2. Export dữ liệu

Bạn có thể xuất dữ liệu khách hàng (tối đa 10.000 bản ghi mỗi lần) để phục vụ báo cáo hoặc phân tích.

5. Chat lại với khách (Talk Back)

Nhấn vào tên khách để xem chi tiết và bắt đầu lại cuộc hội thoại.

6. Thao tác hàng loạt

6.1. Gắn tag khách hàng

• Chọn khách hàng
• Nhấn Batch Operations → Tagging
• Chọn tag → Add hoặc Overwrite → OK

Lưu ý:

• Add: thêm tag mới
• Overwrite: ghi đè tag cũ

6.2. Xóa khách hàng

• Chọn khách
• Batch Operations → Delete

Yêu cầu quyền admin.

7. Tất cả khách hàng

Danh sách này bao gồm toàn bộ khách từng tương tác qua:

• Chat plugin
• Email
• Instagram
• LINE
• WhatsApp
• Telegram

Chức năng tương tự phần khách hàng hiệu quả.

8. Câu hỏi thường gặp

8.1. Lỗi import dữ liệu

Nguyên nhân phổ biến:

• Chưa xóa dữ liệu mẫu trong file Excel
  
• Thiếu tài khoản mạng xã hội
• Thiếu số điện thoại hoặc email
  
• Tên ghi chú vượt quá 20 ký tự

8.2. Export thiếu dữ liệu

Bạn cần chọn “Select all XX customers” thay vì chỉ tick checkbox ở trang hiện tại.

8.3. Phân quyền xóa khách hàng

Vào:

• Setup → Team → Role Management → Edit
• Bật quyền Delete customer
• Gán role cho nhân viên

8.4. Ý nghĩa trạng thái import

• Add: thêm mới
• Skip: bỏ qua (trùng dữ liệu)
• Overwrite: ghi đè dữ liệu cũ
• Invalid: dữ liệu không hợp lệ